FAQ's

Aqui pode encontrar a resposta as suas perguntas.

Compras


Posso registar uma encomenda feita a um fornecedor?

Sim. Pode registar uma encomenda a fornecedor em Compras | Encomendas. Para mais informações consulte o artigo.

Posso registar a entrega de material de um fornecedor?

Sim. As entregas de mercadoria são feitas na sequência de encomendas previamente registadas no Jasmin.

Para registar uma entrega de mercadoria aceda a Inventário | Receção de Mercadoria | Receções de Mercadoria.

Para mais informações consulte o artigo aqui.

Contas Correntes


Como proceder quando na emissão de uma nota de crédito é apresentada a seguinte mensagem “A configuração de impostos incluídos desta série é diferente da do documento atual”?

Quando esta mensagem é apresentada indica que no tipo de Nota de Crédito existe uma configuração de impostos diferente da fatura correspondente. 

Para retificar deve aceder a Vendas | Configuração | Tipos de Nota de Crédito/Tipos de Fatura, selecionar o tipo de documento prentendido e garantir que a opção Impostos Incluídos da área Série se encontra com a mesma configuração nestes dois tipos de documento.

 

Como liquidar uma despesa já registada?

Para liquidar uma despesa já registada, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Contas Correntes | Pagamentos;
  2. Clique em Criar;
  3. Preencha os parâmetros obrigatórios;
  4. Clique em Aplicar;
  5. Selecione a despesa pretendida;
  6. Clique em Gerar;
  7. Prencha os campos obrigatórios;
  8. Por fim, clique em Guardar e Enviar.

Que documento devo emitir após receber um adiantamento de um cliente?

Deve emitir uma fatura pelos pagamentos que lhe sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços.

Devo emitir um recibo quando o cliente apenas fez o pagamento parcial de uma fatura?

Sim. Para liquidar parcialmente uma fatura, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Contas Correntes | Recibos;
  2. Clique em Criar;
  3. Prencha os parâmetros obrigatórios;
  4. Clique em Aplicar;
  5. Selecione a fatura pretendida e na coluna Para liquidar insira o valor correspondente ao pagamento recebido;
  6. Clique em Gerar;
  7. Preencha os campos obrigatórios;
  8. Por fim, clique em Guardar e Enviar.

Posso criar um recibo de cliente?

Sim. Pode criar um recibo de cliente a partir da área Contas Correntes | Recibos. Para mais informações consulte o artigo.

Posso criar uma nota de pagamento a um fornecedor?

Sim. Pode criar uma nota de pagamento a fornecedor em Contas Correntes | Pagamentos. Para mais informações consulte o artigo.

Geral


Posso ocultar campos na impressão de documentos?

Sim, pode ocultar campos na impressão de vários documentos.

Se, por exemplo, pretender ocultar campos na impressão de uma fatura, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Vendas | Faturas;
  2. Selecione a fatura pretendida;
  3. Clique nas opções de contexto e selecione Definições de Impressão;
  4. Selecione o tipo de fatura pretendido;
  5. Expanda as definições de documento;
  6. Selecione os campos que pretende ocultar;
    Nota: Por defeito, os campos estão visíveis;
  7. Por fim, clique em Confirmar.

 

Como predefinir tipos de documento da empresa?

Para predefinir tipos de documento basta aceder a Vendas | Configuração | Definições de Vendas, selecionar a empresa pretendida e definir os tipos de documento pretendidos. 

De referir que nesta área pode também predefinir a Lista de Preços e a Validade de um Orçamento.

Como adicionar e remover utilizadores?

Pode adicionar utilizadores à mesma subscrição, basta clicar na sua área pessoal presente no canto superior direito e selecionar a opção Utilizadores. Posteriormente, deve adicionar o Nome e Email e clicar em Convidar Utilizador. Na sua área pessoal também pode remover utilizadores, clicando em Remover Acesso no perfil pretendido.

 

De referir que apenas os utilizadores que tem perfil de Manager podem adicionar e remover utilizadores.

Existe aplicação Jasmin?

O Jasmin não têm aplicação, no entanto pode aceder em qualquer sistema operativo (MAC, Windows, IOS, Android).

Como imprimir mais que uma via ou cópia de recibos e de faturas?

Recibos

Para predefinir o número de vias ou cópias de um recibo, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Contas Correntes | Configuração | Tipos de recibo;
  2. Selecione o tipo de documento que pretende configurar;
  3. Clique em Editar;
  4. Insira o número de cópias pretendidas na coluna “Cópias”;
    Nota: O número deve estar compreendido entre 1 e 6 (inclusive).
  5. Por fim, clique em Guardar.

Para imprimir o documento, após a configuração do número de cópias, clique no botão com 3 pontos no canto inferior esquerdo. De seguida, clique em Imprimir e selecione o template de impressão pretendido.

 

 

Faturas

Para predefinir o número de vias ou cópias de uma fatura, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Vendas | Configuração | Tipos de fatura;
  2. Selecione o tipo de documento que pretende configurar;
  3. Clique em Editar;
  4. Insira o número de cópias pretendidas na coluna “Cópias”;
    Nota: O número deve estar compreendido entre 1 e 6 (inclusive).
  5. Por fim, clique em Guardar.

Para imprimir o documento, após a configuração do número de cópias, clique no botão com 3 pontos no canto inferior esquerdo. De seguida, clique em Imprimir e selecione o template de impressão pretendido.

 

 

Guias de Transporte

Para predefinir o número de vias ou cópias de uma guia, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Inventário | Configuração | Tipos de Doc. de Transporte;
  2. Selecione o tipo de documento que pretende configurar;
  3. Clique em Editar;
  4. Insira o número de cópias pretendidas na coluna “Cópias”;
    Nota: O número deve estar compreendido entre 1 e 6 (inclusive).
  5. Por fim, clique em Guardar.

Para imprimir o documento, após a configuração do número de cópias, clique no botão com 3 pontos no canto inferior esquerdo. De seguida, clique em Imprimir e selecione o tipo de documento pretendido:

  • 2.ª via;
  • Transporte;
  • Transporte (sem preço).

Nota: A partir do momento em que imprime uma primeira vez, ao clicar em Enviar e selecionar Imprimir, o sistema automaticamente imprime a 2.ª via do respetivo documento.

Como alterar as casas decimais de uma moeda?

Para alterar as casas decimais de uma moeda, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Configuração | Geral | Moedas;
  2. Selecione a moeda que pretende editar;
  3. No campo Casas Decimais Preços adicione o nº. de casas decimais pretendido;
  4. Por fim, Gravar.

Posso imprimir faturas com notas de rodapé específicas a cada uma das minhas empresas?

Sim. Se possuir mais de uma empresa, as configurações efetuadas ao modelo de impressão serão aplicadas a todas empresas. Consulte o artigo para saber mais.

 

Para definir notas de rodapé específicas para cada uma das suas empresas aceda a Vendas ou Compras | Configuração | Tipos de Fatura. Crie ou selecione o tipo de documento que pretende para dada empresa. No editor pode definir uma Nota de Impressão que aparecerá em todas as faturas da empresa desse tipo.

O que são os Jasmin Insights?

Os Jasmin Insights são pequenos statements de negócio, tipo Business Advices (nesta fase maioritariamente sobre Vendas).

Através da interpretação dos dados de negócio como, por exemplo, análise do histórico e comparação como os objetivos, o Jasmin produz informação – Insights – para consciencializar o utilizador sobre a evolução do seu negócio e orientá-lo na tomada de decisão. Os Jasmin Insights são apresentados ao utilizador no Dashboard sempre que o sistema considerar relevante.

É possível imprimir em duplicado ou triplicado?

Sim, é possível. Para cada tipo de documento o número de cópias a imprimir está associado à Série do respetivo documento e pode ser alterado.

Por exemplo, para imprimir faturas em duplicado deve aceder a Vendas | Configuração | Tipos de Fatura, escolher o tipo de fatura e Editar. Depois, na grelha das Séries, é necessário alterar o número de Cópias para 2. Deste modo, este tipo de documento será sempre imprimido em duplicado.

 

Consulte o artigo para saber mais informações sobre a criação de novas séries.

As extensões têm rascunhos?

Sim. Funcionam do mesmo modo que os restantes rascunhos.

Ao inativar uma extensão, esta é apagada?

Não. A extensão é marcada como não ativa e só voltará a ficar acessível se for novamente ativa na página da base do seu registo.

Como posso aceder a um rascunho?

Para aceder a um rascunho clique no botão Rascunhos. Depois selecione o grupo temporal onde o rascunho está inserido e, de seguida, clique no rascunho pretendido.

Será automaticamente remetido para o modo de edição do registo, podendo terminar o seu preenchimento e gravar.

No momento de criação de uma entidade, é possível alterar a empresa quando esta foi preenchida automaticamente pelo sistema?

Depende. Se o utilizador tem permissões de acesso para mais do que uma empresa sim. Caso contrário, não é possível.

No momento de criação de uma entidade, é possível alterar a empresa em qualquer momento (antes de gravar)?

Sim, mas perderá todos os dados caso responda afirmativamente à mensagem apresentada a alertar para este facto, questionando o utilizador se pretende prosseguir.

Posso alterar a empresa de uma entidade já criada?

Não. No cenário suportado atualmente, após a criação de uma entidade, não é possível alterar a empresa a ela associada.

É possível definir uma empresa por predefinição?

Não. Atualmente não é possível definir uma empresa por predefinição.

É possível sugerir a lista de contactos dos clientes automaticamente na janela de envio por email?

Sim. Apenas é necessário preencher o endereço de email do cliente e/ou fornecedor na ficha de entidade correspondente.

Como enviar um documento para vários emails pertencentes à mesma empresa?

Para enviar um documento para vários Emails pertencentes à mesma empresa, siga os seguintes passos:

  1. Selecione o separador Contactos adicionais na ficha do cliente;
  2. Adicione o novo contacto;
    Nota: Tenha em atenção o tipo de contacto – 01 ou 02 − que vai usar. Se pretender adicionar/juntar esse contacto ao contacto principal, escolha o tipo 01 de sistema;
  3. Configurar o tipo de documento e indique-o para enviar o email para os contactos do tipo 01.

Quando o email principal é um email geral da empresa, como enviar as faturas apenas para o email do diretor financeiro da empresa?

Nesta situação terá de adicionar o contacto do diretor financeiro e categorizá-lo com um tipo diferente do 01.

Por exemplo, categorizar o email do diretor financeiro com o tipo 02. Depois, apenas terá que aceder às configurações do tipo de fatura e indicar ao sistema para enviar os emails para os contactos do tipo escolhido no passo anterior.

Posso personalizar o envio de recibos por email (colocar informações sobre campanhas e/ou descontos ou enviar uma mensagem de boas festas)?

Sim. Para tal, siga os seguintes passos:

  1. Configure um modelo de Email em Configuração | Sistema | Modelos de Email;
  2. Indique um Código, Assunto e a Mensagem e selecione a Cultura;
    Nota
    : A generalidade dos servidores de email aceita mensagens de conteúdo em HTML, por isso é aconselhável que escolha esse tipo de mensagem;
  3. Crie uma notificação em Configuração | Sistema | Notificação, atribuindo um código para a mesma e indicando o modelo de Email criado no passo anterior.
  4. Por fim, aceda ao Tipo de Recibo e indique a notificação anteriomente criada.

Nas mensagens de email personalizadas, é necessário acrescentar informação de contexto relativa ao documento que estou a emitir?

Sim. Quando está a criar um template de email, isto é, a personalizar o modelo de email que vai ser enviado (por predefinição, para uma determinada cultura / cliente/ fornecedor) pode acrescentar tags. Estas etiquetas serão substituídas pelos dados correspondentes do destinatário no momento em que está a escrever o email.

 

As etiquetas são:

 

  • %%CompanyName%% – Nome da empresa;
  • %%PartyName%% – Nome da entidade comercial (não se aplica a documentos financeiros);
  • %%AccountingPartyName%% – Nome da entidade de faturação;
  • %%DocumentDate%% – Data do documento;
  • %%Document%% – Identificação do documento como, por exemplo, FA.2016.1;
  • %%DocumentTitle%% – Nome da entidade do documento como, por exemplo, encomenda/fatura;
  • %%DocumentTypeDescription%% – Descrição do tipo de documento;
  • %%Reference%% – Referência do documento;
  • %%Amount%% – Valor do documento;
  • %%Currency%% – Moeda do documento;
  • %%CurrencySymbol%% – Símbolo da moeda do documento;
  • %%CurrencySymbol%% – Símbolo da moeda do documento;
  • %%Remarks%% – Observações do documento;
  • %%User.Name%% – Nome do utilizador do Jasmin;
  • %%User.Email%% – Email do utilizador do Jasmin;
  • %%Product.Name%% – Nome do produto;
  • %%Organization.Name%% – Nome da organização;
  • %%Date.Now%% – Data/Hora atual;
  • %%Date.Year%% – Ano atual;
  • %%Date.Month%% – Mês atual;
  • %%Date.Day%% – Dia atual;
  • %%Date.DayOfWeek%% – Dia da semana atual.

Como personalizar mensagens de Email mediante o país e/ou idioma?

Para personalizar mensagens de email deve:

  • Criar um template (modelo) de email para cada língua, selecionando o idioma pretendido no campo Cultura
  • Editar a notificação que está associada ao(s) tipo(s) de documento(s) e adicionar os novos modelos de email;
    Nota: Por predefinição, o modelo é usado quando o sistema não encontra o modelo para a cultura que procura;
  • Validar a cultura do cliente na ficha principal da entidade. A cultura é sugerida quando indica o País.

Ao enviar o email, o sistema vai procurar o modelo cuja cultura é igual à cultura preenchida na ficha da entidade. Caso não encontre, usará o modelo predefinido.

Inventário


Posso fechar linhas das guias de transporte?

Sim. No cenário em que as guias não são totalmente faturadas, pode editar uma guia e indicar o estado Fechado para o artigo em questão.

Para fechar as linhas das guias de transporte, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Inventário | Expedição | Documentos de Transporte;
  2. Selecione um documento ou crie um novo;
  3. Na linha do artigo clique na opção de contexto da respetiva linha e selecione Campos adicionais;
  4. No campo Estado da Linha do Documento selecione a opção Fechado;
  5. Clique em Confirmar;
  6. Por fim, selecione Guardar.

 

O que é a preparação do inventário?

Na preparação do inventário é criado um documento onde se identificam os artigos a incluir no inventário.

Após esta identificação, é possível imprimir os documentos de apoio à contagem ou exportar os artigos para terminais de recolha de dados.

Em que consistem as contagens físicas?

Durante a fase das contagens físicas são introduzidas as contagens reais efetuadas nos diversos armazéns. Se pretender, pode importar diretamente as contagens a partir da informação recolhida em terminais de recolha de dados.

Em que consiste o fecho do inventário?

O fecho do inventário permite gerar automaticamente os documentos de acerto de stock, bem como a respetiva contabilização. Os Inventários Físicos, para além de permitirem às empresas conhecerem o seu stock, são um processo obrigatório para que algumas empresas efetuem o Fecho do Ano.

Questões Legais e Fiscais


Como consultar os Mapas de Lançamentos de Impostos e de Retenções?

O mapa de Lançamentos de Impostos permite consultar as taxas de IVA ou isenções aplicadas aos documentos gerados. Já o mapa de Lançamento de Retenções permite analisar os valores retidos e a percentagem de imposto aplicável.

Estes mapas encontram-se disponíveis em Impostos | Explorar | Lançamentos de Imposto/Lançamentos de Retenções.

 

Como consultar o Mapa de Lançamentos de Impostos?

O Mapa de Lançamentos de Impostos permite consultar as taxas de IVA ou isenções aplicadas aos documentos gerados. Este mapa encontra-se disponível em Impostos | Explorar | Lançamentos de Imposto.

Na mesma série, é possível emitir faturas e documentos retificativos de faturas?

Não. Para cada tipo de documento deve ser definida uma série com numeração sequencial própria.

Vendas


Porque é que o preço do artigo não é carregado automaticamente nas faturas?

No Jasmin, o preço do artigo é carregado automaticamente nas faturas. Quando este cenário não se verifica, a configuração de impostos e a lista de preços não se encontram devidamente configuradas.

Para carregar automaticamente o preço dos artigos nas faturas, siga as seguintes etapas:

 

Etapa 1: Validar a configuração de impostos

Deve validar se a configuração da série do tipo de documento e a lista de preços da ficha do cliente têm a mesma configuração de impostos (imposto incluído ou não). Para tal, siga os seguintes passos:

 
Tipo de documento
  1. Aceda a Vendas | Configuração | Tipos de Fatura;
  2. Selecione o tipo de documento pretendido;
  3. Verifique qual a configuração de impostos na área Série.
 
Lista de preços da ficha do cliente
  1. Aceda a Vendas | Configuração | Lista de Preços;
  2. Selecione a lista de preços pretendida;
  3. Verifique se a lista de preços selecionada tem a mesma configuração que no tipo de documento.

 

 

Etapa 2: Validar a lista de preços da ficha do artigo e do cliente

Após validar a configuração de impostos, deve garantir que a lista de preços e o preço definidos na ficha do artigo correspondem aos definidos na ficha do cliente.

 
Ficha do Artigo
  1. Aceda a Vendas | Artigos de Venda;
  2. Selecione o artigo pretendido;
  3. No separador Vendas verifique qual a lista de preços e o preço selecionado.
 
Ficha do Cliente
  1. Aceda a Vendas | Clientes;
  2. Selecione o cliente pretendido;
  3. No separador Cliente verifique se a lista de preços selecionado corresponde ao indicado na ficha do artigo.

É possível criar um orçamento do tipo Folha de obra?

A pensar nos vários setores de atividade, o Jasmin permite criar vários tipos de orçamento como, por exemplo, a Folha de Obra que é bastante utilizada no setor da Construção Civil.

 

Para criar uma folha de obra aceda a Vendas | Configuração | Tipos de orçamento e clique em Criar.

De seguida, crie o documento de acordo com a seguinte imagem:

É possível alterar um motivo de isenção?

Sim. Quando estiver a preencher a fatura a emitir de um artigo isento clique no total da fatura.
Será aberta uma janela pop-up onde poderá selecionar a linha relativa ao artigo, clicar no menu da coluna Motivo, selecionar a opção Lista e um outro motivo de isenção.

Posso corrigir uma fatura após enviá-la ao cliente?

A fatura criada não pode ser modificada. Contudo, pode corrigi-la.


Se faturou a mais ao cliente:

  • Utilize uma nota de crédito para retificar o valor dos artigos ou serviços faturados a mais, corrigindo os valores pela sua diferença;
  • Ou emita a nota de crédito pelo valor total da fatura incorreta (um documento como que "anula" o outro) e emita uma nova fatura com os valores corretos.


Se faturou a menos ao cliente:

  • Utilize uma Nota de débito para retificar o IVA não faturado ou faturado a menos, corrigindo o seu valor;
  • Utilize uma Fatura adicional para faturar o valor extra de um bem ou serviço (sem correções na taxa de IVA);
  • Emita uma nova fatura e a soma das duas anteriores representa o valor pretendido, sendo o IVA cobrado em cada uma das faturas à taxa em vigor.

Posso corrigir uma fatura se ainda não a tiver enviado ao cliente?

Sim. Independentemente de ter faturado a mais ou a menos, se ainda não enviou a fatura ao cliente, pode anular a fatura e emitir uma nova com os valores corretos.

É possível emitir uma fatura com data anterior à última fatura?

Sim. Para tal, deve criar uma nova série referente à data que pretende. De referir que o n.º de série e as datas de emissão devem ser sequenciais e crescentes.

Como proceder após a emissão de uma fatura com o NIF errado?

Se ainda não enviou a fatura ao cliente, deverá anular a fatura. Caso já a tenha enviado, pode emitir uma nota de crédito pelo valor total da fatura e emitir uma nova.

É importante configurar um grupo de clientes?

Sim. Esta configuração facilita a gestão de entidades, listas e mapas. Na criação de novos clientes, estes dados são carregados por predefinição agilizando o processo de venda.

 

Os dados preenchidos no grupo de clientes podem ser alterados a qualquer momento e de acordo com as regras de cada utilizador, sendo apenas uma forma de facilitar e dinamizar a criação das entidades de forma genérica.

Posso registar uma fatura em moeda estrangeira?

Sim. O Jasmin permite a utilização de diferentes moedas na gestão das listas de preços e no lançamento de documentos. Pode emitir uma fatura em moeda estrangeira em Vendas | Fatura. Consulte o artigo para saber mais.