O teletrabalho chegou para ficar. Não é moda, não é uma tendência passageira, é um modelo de trabalho que não só foi a resposta ao impacto da pandemia, mas marcará, certamente, a evolução dos negócios daqui para a frente.

A verdade é que trabalhar a partir de casa foi visto como uma imposição nesta altura crítica para a saúde pública, obrigando as empresas a adotar soluções rápidas para conseguirem continuar a sua atividade. E, se para uns o trabalho remoto é uma forma de maximizar o tempo disponível no dia a dia, para outros a adaptação foi mais difícil e resultou em perdas de eficiência ou produtividade.

A resposta para o sucesso deste modelo é a implementação de ferramentas que permitam manter este sistema a longo prazo.

Como ser mais produtivo a trabalhar a partir de casa?

À medida que mais pessoas começam a trabalhar a partir de casa, em Portugal e no mundo, novas ferramentas para teletrabalho estão a ser testadas e aplicadas. Com recurso a computadores portáteis e a Wi-Fi, já é possível responder ao teletrabalho. Mas os desafios mantêm-se e as expectativas de resultados não se alteraram. Para tal, existem ferramentas que ajudam a dar resposta às exigências da nova realidade.

Sistema de armazenamento na cloud

Para armazenar e partilhar documentos entre os membros da equipa e colaboradores de uma organização, o mais útil e vantajoso é a aposta numa solução cloud. Funciona como um arquivo online, no qual qualquer pessoa com acesso pode salvar, partilhar e editar arquivos. É seguro, confortável e garante os melhores padrões de eficiência. E existem alguns exemplos bem conhecidos, como a Dropbox ou a Drive.

Ferramentas para alimentar a comunicação

Para impulsionar a comunicação entre os colaboradores e equipas, apesar da distância, existem inúmeras aplicações e sistemas que possibilitam a comunicação instantânea, partilha de ideias ou mesmo documentos. Desde o Slack ao Teams, passando pelo conhecido Whatsapp, a resposta neste campo é simples.

O Slack é uma plataforma de mensagens instantâneas, no qual uma empresa cria um local de trabalho, que pode reunir diversas equipas a falarem entre si e a partilharem documentos. Há também a opção de trocar mensagens diretas entre diferentes utilizadores.

O Teams da Microsoft é outra opção: permite comunicar via mensagens instantâneas com diferentes equipas, fazer videochamadas e colaborar na edição de ficheiros.

Agenda online

A organização é essencial em tempos de teletrabalho. Se está a trabalhar a partir de casa, uma agenda online torna muito mais simples agendar reuniões e, em muitos casos, é possível que outras pessoas possam saber como está organizado o seu dia. Nesse campo, o Google Calendar é um exemplo e opção bastante viável.

Aplicações para desligar distrações

Desligar distrações e aumentar a produtividade já é mais simples e existem aplicações online para isso. Para iOS, a Serene é uma aplicação que ajuda a desligar distrações do telemóvel quando precisa realmente de se focar. Ajuda o utilizador a definir um objetivo diário e a dividir esse objetivo em tarefas. Simultaneamente, bloqueia temporariamente ainda sites e aplicações no telemóvel que distraem e utiliza vários “estimuladores de foco”, como, por exemplo, relógios em contagem decrescente até à próxima pausa.

Para os utilizadores Android, existe o Forest. Funciona como um jogo: quando se quer fazer uma pausa ou focar numa só tarefa, abre-se a aplicação para “plantar uma árvore” virtual que vai crescendo durante a pausa do utilizador. A árvore morre quando o utilizador consulta outros sites ou aplicações móveis.

Dividir tarefas e colaborar em equipa

Entre tantas tarefas e responsabilidades, a gestão de projetos torna-se algo complexo que requer muita dedicação. Ao centralizar as tarefas numa única plataforma, a gestão é mais simples. Ferramentas como o Trello, Google Drive, Dropbox, Monday ou Asana, ajudam a manter a equipa unida e as informações sobre as tarefas e os projetos estão acessíveis a todos os envolvidos.

Manter o contacto com videoconferências 

Debater ideias, resolver problemas, analisar situações ou discutir qualquer assunto mais complexo, é mais simples através do contacto “cara a cara”. Um simples email ou mesmo mensagem no chat não é suficiente. Nas videochamadas, os participantes podem ver-se e comunicar facilmente, quase como numa reunião presencial.

Para tal, existem várias ferramentas que o permitem fazer de forma simples:

• Zoom
• Google Hangouts
• Microsoft Teams
• Skype
  
  

Ferramentas para gestão financeira

Especialmente em tempos adversos como o que vivemos, e a trabalhar a partir de casa, a gestão financeira das empresas pode ser um ponto crítico. Manter um negócio saudável passa, essencialmente, por garantir uma gestão controlada.

Com o Jasmin, um software de gestão cloud, pode trabalhar remotamente e de forma autónoma ao mesmo tempo que cumpre as obrigações legais e fiscais.

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