O mundo está um lugar mais rápido. Os consumidores cada vez mais exigentes.

Hoje já ninguém espera pelo fim do mês para saber quanto vai gastar em gás e eletricidade. As pessoas querem poder aceder à sua conta de cliente e ver os consumos em tempo real. O mesmo com as compras online. Não basta a entrega ser rápida, tem de poder ser localizada a qualquer momento, caso o cliente queira saber do seu paradeiro. E quando alguma coisa corre mal, o consumidor espera que a empresa que prestou o serviço tenha os seus dados e informação atualizados, sem ter de responder ao mesmo conjunto de perguntas vezes repetidas.

Para conquistarem um lugar nesta arena competitiva, onde os clientes têm expectativas altas e os negócios são feitos à velocidade da luz, as pequenas e médias empresas têm de se adaptar. Ou, como diria Darwin se tivesse estudado gestão, arriscam-se a perder o comboio.

Por isso, a primeira coisa que devem fazer é avançar para a digitalização dos seus processos de negócio.

Digitalização (só) e digitalização de processos: quais as diferenças?

Quando falamos em digitalização, o mais óbvio (e imediato) é pensar-se em exterminar os documentos em papel. Afinal de contas, digitalizar significa converter informação analógica em zeros e uns, para que os computadores a possam armazenar, processar e transmitir. Esta é, porém, a primeira etapa do percurso e diz respeito apenas à digitalização da informação.

A digitalização de processos vai, no entanto, muito além da eliminação dos documentos em papel e passa por empregar tecnologias digitais para transformar as operações de um negócio.

Quando uma empresa aposta na digitalização de processos é todo o seu modo de funcionamento que se altera, desde o papel dos colaboradores, à forma como esta se relaciona com os seus clientes e fornecedores. E quando implementada corretamente, a digitalização pode impulsionar a produtividade das equipas, aumentar a agilidade e fluidez das operações, promover a redução de custos e conduzir a uma maior eficiência das empresas.

Como tirar partido da digitalização de processos

Imaginemos que o seu pequeno negócio opera no setor do retalho, em que é preciso comprar regularmente mercadoria a um fornecedor para depois vender ao cliente final por um preço mais alto. Entre outras coisas terá de calcular quanto gastou em compras e estimar um preço de venda para poder ter uma ideia exata de qual será o seu lucro no final do mês. Além disso, é necessário contabilizar os items que tem em stock e perceber se está a comprar nas quantidades certas, ou se pelo contrário terá de fazer ajustes.

A maneira “old school” de fazer as coisas seria, por exemplo, registar manualmente numa folha de Excel os seus custos com mercadoria e a data da compra, introduzir as vendas à medida que vão sendo efetuadas e dar baixa dos itens em stock. Depois podia aplicar uma fórmula para calcular a receita e fazer figas para que não lhe tivesse escapado nada.

Mas em 2019 deve haver uma forma melhor de o fazer, certo? Uma que lhe permita poupar o seu tempo precioso, ter a informação sempre disponível e atualizada e que ainda ajude a tomar as decisões certas e em tempo útil.

Com um software de gestão cloud, como o Jasmin, a digitalização destes processos não só é possível, como é também muito fácil de pôr em prática.

Por onde começar?

O Jasmin armazena a informação do seu negócio na cloud e disponibiliza-a de forma fácil e intuitiva, tornando todo o processo de gestão de compras, vendas e inventário muito mais ágil e fluído. Esta é sem dúvida, uma boa forma de começar a implementar a digitalização de processos no seu negócio.

Na altura de fazer uma encomenda ao fornecedor, o Jasmin analisa as necessidades de compra, tendo em conta as encomendas de clientes e existências em stock. Além disso, permite a integração com o inventário e atualiza automaticamente as entradas em stock.

Quando um cliente pede um orçamento e aceita o preço que lhe propôs, o Jasmin transforma facilmente os pedidos de cotação em encomendas e até lhe permite criar listas de preços por cliente. O preenchimento da fatura e a atualização do stock (neste caso a saída) também podem ser automatizados graças ao software.

O Jasmin disponibiliza-lhe ainda um conjunto de dashboards com análises estatísticas sobre as compras e vendas, previsão de resultados e margem de lucro, que o ajudam a tomar decisões sempre fundamentadas. Conhecer a rentabilidade do negócio e garantir uma boa saúde financeira da empresa, torna-se assim muito mais fácil, sem que para isso tenha de recorrer à velhinha folha de Excel.

Aposte no software de gestão certo

Utilizando um software de gestão cloud como o Jasmin, terá sempre informação precisa e acessível a qualquer hora e em qualquer lugar. Desta forma, não só o trabalho se torna mais ágil e fluído, como ganha tempo para se concentrar na satisfação dos seus clientes. Além disso, terá em permanência uma visão global do negócio, identificando os pontos fortes e aqueles que precisam de atenção, para que possa construir melhores estratégias e assim ganhar vantagem competitiva.

No exemplo acima, mostrámos-lhe como pôr em prática a digitalização e automatização de tarefas relativamente simples relacionadas com a gestão de compras, vendas e inventário. Mas lembre-se que é possível aplicar a digitalização a muitos outros processos e departamentos da sua empresa.

O Jasmin é uma ótima forma de começar e ainda por cima é grátis! Experimente, vai ver que é muito fácil!